Funktionsumfang und Beschreibung von museumPro

museumPro ist in enger Zusammenarbeit mit den Museen Muttenz und und den Museen Maur entstanden. Die meisten neuen Funktionen, die der Datenbank in den letzten Jahren hinzugefügt worden sind, stammen aus Anwender-Wünschen, auch von privaten Sammlern. Dadurch hat museumPro einen sehr engen Praxisbezug. 

museumPro ist modular
museumPro besteht aus den drei Modulen FOTOS, KUNST und OBJEKTE, die grundsätzlich identisch aufgebaut sind. Wenn Sie mit einem Modul klarkommen, kommen Sie mit allen Modulen klar. Am Anfang steht jeweils das Eingangsbuch, wo auch unerfahrene Mitarbeiter problemlos die Eingänge ins Museum als ersten Schritt der Inventarisierung festhalten können.

Ausgehend vom Eintrag ins Eingangsbuch werden durch Klick auf einen Button einer oder mehrere zugehörige Inventar-Datensätze erstellt, wobei gleichzeitig die dazugehörigen Fotos importiert werden können. Die Verbindung zwischen Eingangsbuch und den verbundenen Inventar-Datensätzen bleibt stets erhalten, sodass zu jedem Zeitpunkt die Geschichte eines Objekts zurückverfolgt werden kann.

Sie können jedoch auch aufs Eingangsbuch verzichten und ausschliesslich im Invebtarbereich arbeiten. Jeder Benutzer kann sich also seine eigene Strategie im Umgang mit seiner Sammlung festlagen.

Die Aenderung eines Datensatzes wird automatisch mit dem jeweiligen Benutzernamen festgehalten.

Alles unter Kontrolle mit drei Berechtigungsstufen
museumPro weist drei verschiedene Berechtigungsstufen auf, die vom Administrator an die Mitarbeiter vergeben werden können.
– Mit der Berechtigung Ansicht sind die Inventar-Datensätze sichtbar, aber können nicht verändert werden.
– Mit der 
Berechtigung Inventar kann alles editiert werden ausser dem Administrationsbereich.
– Die Berechtigung Admin erlaubt zusätzlich das Anlegen von Mitarbeitern und ihren jeweiligen Berechtigungen, das Editieren des Thesaurus und den Export und Import von Daten.
– Wenn Sie
 museumPro in Ausstellungen nutzen wollen, erstellen Sie einfach eine neue MitarbeiterIn namens Gast mit der Berechtigung Ansicht. Dann können sich die Besucher alle Daten anschauen, aber nichts verändern.

Flexible Import-Möglichkeiten
Bilder können als gesamter Ordner oder einzeln importiert werden. Das nachträgliche Hinzufügen von Bildern ist ohne weiteres möglich. Die Bildverknüpfungen sind so stabil, dass Sie den museumPro-Ordner (incl. Bilder) auf CD-ROM brennen und auf einen anderen Computer übertragen können, zB für eine Ausstellung.

Auf solider Basis programmiert
FileMaker_Inc
museumPro ist programmiert auf Basis von “FilemakerPro 16”, einem Datenbanksystem für Windows und Mac, das immer wieder die höchsten Auszeichnungen der Computerbranche erhält. museumPro ist in der Einzelplatz-Version ein sogenanntes “Runtime”-Programm, d.h. Sie brauchen FilemakerPro nicht zu kaufen – museumPRO ist ein selbständiges Programm, das keine weiteren Komponenten benötigt.

Gehen Sie am besten in den Download-Bereich und laden Sie sich die aktuelle Demo-Version von museumPro herunter. Sie können gratis sämtliche Funktionen testen – die einzige Einschränkung besteht darin, dass Sie in der Demo-Version nur 35 Datensätze pro Inventar-Modul erstellen können.

Die wichtigsten Neuerungen in museumPro2

• Pro Inventar-Datensatz können nun bis zu fünf Bilder eingegeben werden (zum Beispiel mit Detail- oder Rundumaufnahmen), ohne in die Teilstücke gehen zu müssen. Im FOTOS-Modul ist das z.B. praktisch, um bei Postkarten auch auch beschriebene Rückseiten zu erfassen (gerade wenn die Handschriften nicht lesbar sind) oder bei Couverts die Anschrift und die gesamten Brieftexte.

• In jedem Inventar-Datensatz können Sie nun bis zu drei Dokumente hinterlegen, zum Beispiel PDFs oder Scans von originalen Textdokumenten (z.B. Gebrauchsanleitungen, Patentrechte, Werbemittel, Herkunftsnachweise, Rechnungen, usw.). Dadurch sind weniger Dateneingaben nötig, weil die Informationen auf dem originalen Dokument ablesbar sind. Auch Videos oder Audio-Aufnahmen können in museumPro gesichert werden.

• In jedem der drei Module gibt es nun jeweils drei Felder mit frei wählbarer Feldbezeichnung. So können auch Datentypen aus Spezialsammlungen erfasst werden, für die nicht bereits Felder vorgesehen sind. Im Modul FOTOS können Sie zum Beispiel ein Feld mit Assek- und Kataster-Nr. beschriften, zum Einblenden von Gebäuden in aktuelle Katasterpläne, GIS-Systeme oder Google-Maps u.ä.

• Neu gibt es im Modul OBJEKTE den Bereich Bibliographie mit speziellen Datenfeldern für die Erfassung von Büchern. Das ist interessant, wenn Sie in Ihrer Sammlung oder Ihrem Museum Bibliotheken oder bibliophile Objekte verwalten wollen.

• Die neuen Layouts nutzen die Breite der heutigen Bildschirmformate.

• Die Verlinkung von Inventar-Datensätzen zu einem Eingangsbuch-Eintrag, wo auch die Donatoren erfasst werden, wurde stark vereinfacht.

• Bilder können per Mausklick eingelesen werden, ab externem Datenträger oder von der Kamera direkt in die Datenbank. Ordnerpfade und Nummern müssen nicht mehr von Hand eingetippt werden. Eingangsbuch-Datensätze können erstellt werden mit gleichzeitigem Import von ganzen Bilder-Ordnern, wobei für jedes Bild automatisch ein eigener Inventar-Datensatz erstellt wird, der mit dem jeweiligen Eingangsbuch-DS verknüpft ist.

• Für jeden Datensatz im Inventar-Bereich kann ein zusätzlicher Objektname eingeben werden. Kulturhistorische Objekte zum Beispiel können zusätzlich zum schriftsprachlichen Objektnamen separat mit Dialektausdrücken benannt werden.

• Ein neues Feld Kategorien (zusätzlich zum schon vorher bestehenden Feld Sammlung) zeigt Sammlungsschwerpunkte. Kulturhistorische Objekte z.B. sind ein weites Feld, Kategorien schaffen kleinere Einheiten und vergrössern den Ueberblick.

• Im Modul KUNST gibt es erweiterte Fachangaben zu Objekten:  nicht nur Breite und Höhe, sondern auch Länge/Tiefe, Gewicht, Durchmesser, PP, Druckplatten- und Rahmengrösse. Das hilft bei  Kunstsammlungen.

• Der Online-Zugang übers Internet macht Ihre museumPro-Datenbank von überall her zugänglich. Die Beschränkung auf einen einzelnen Arbeitsplatz ist Vergangenheit. Zudem wird Ihre auf dem Webserver gehostete Datenbank mehrmals täglich gesichert – Sie müssen nicht mehr selber für Datensicherheit sorgen.

• Neu ist mit der Option WebDirect auch der Zugang via Internet-Browser möglich.

Das Wichtigste in Kürze

museumPro funktioniert als eigenständiges Programm. In der Einzelplatzversion müssen keinerlei zusätzlichen Programme gekauft werden.

• Geeignet für Windows und Mac OSX, programmiert auf Basis des mehrfach preisgekrönten Datenbank-Programms «FileMakerPro».

• Eingabefelder nach Vorgaben des Verbands der Museen der Schweiz VMS «Minimaldaten für die Inventarisierung». Das Felder-Angebot in museumPro geht jedoch weit über die VSM-Minimaldaten hinaus.

• Bereits vorhandene Daten (z.B. aus Access oder Excel) können durch uns für Sie importiert werden.

Thesaurus nach Trachslers «Systematik kulturhistorischer Sachgüter», mit vier Hierarchie- Stufen. Den Thesaurus können Sie gemäss Ihren Bedürfnissen selber anpassen.

• Der integrierte Passwortschutz erlaubt drei verschiedene Berechtigungsstufen: Ansicht, Inventar und Administrator.

• Durch den «Ansicht»-Zugang und die leichte Transportierbarkeit, zum Beispiel auf CD-ROM, kann museumPro problemlos in Ausstellungen integriert werden.

• Das eigene Museums-Logo kann ganz einfach selber eingepasst werden.

• Flexible Lizenzierung: jedes Modul kann einzeln als Light-Version (bis zu 500 Datensätze pro Inventar-Modul) oder als Vollversion gekauft werden.

• Die neuen Serverversionen erlauben mehreren MitarbeiterInnen gleichzeitig den Zugang und die Inventarisierung in museumPro. Mit der WebDirect-Option sogar über jeden Browser. Ihre Daten werden in den Serverversionen mehrmals täglich automatisch gesichert.

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