Funktionsumfang und Beschreibung von museumPro

museumPro ist in enger Zusammenarbeit mit den Museen Muttenz und und den Museen Maur entstanden. Die meisten neuen Funktionen, die der Datenbank in den letzten Jahren hinzugefügt worden sind, stammen aus Anwender-Wünschen, auch von privaten Sammlern. Dadurch hat museumPro einen sehr engen Praxisbezug. 

museumPro ist modular
museumPro besteht aus den drei Modulen FOTOS, KUNST und OBJEKTE, die grundsätzlich identisch aufgebaut sind. Wenn Sie mit einem Modul klarkommen, kommen Sie mit allen Modulen klar. Am Anfang steht jeweils das Eingangsbuch, wo auch unerfahrene Mitarbeiter problemlos die Eingänge ins Museum als ersten Schritt der Inventarisierung festhalten können.

Ausgehend vom Eintrag ins Eingangsbuch werden durch Klick auf einen Button einer oder mehrere zugehörige Inventar-Datensätze erstellt, wobei gleichzeitig die dazugehörigen Fotos importiert werden können. Die Verbindung zwischen Eingangsbuch und den verbundenen Inventar-Datensätzen bleibt stets erhalten, sodass zu jedem Zeitpunkt die Geschichte eines Objekts zurückverfolgt werden kann.

Sie können jedoch auch aufs Eingangsbuch verzichten und ausschliesslich im Invebtarbereich arbeiten. Jeder Benutzer kann sich also seine eigene Strategie im Umgang mit seiner Sammlung festlagen.

Die Aenderung eines Datensatzes wird automatisch mit dem jeweiligen Benutzernamen festgehalten.

Alles unter Kontrolle mit drei Berechtigungsstufen
museumPro weist drei verschiedene Berechtigungsstufen auf, die vom Administrator an die Mitarbeiter vergeben werden können.
– Mit der Berechtigung Ansicht sind die Inventar-Datensätze sichtbar, aber können nicht verändert werden.
– Mit der 
Berechtigung Inventar kann alles editiert werden ausser dem Administrationsbereich.
– Die Berechtigung Admin erlaubt zusätzlich das Anlegen von Mitarbeitern und ihren jeweiligen Berechtigungen, das Editieren des Thesaurus und den Export und Import von Daten.
– Wenn Sie
 museumPro in Ausstellungen nutzen wollen, erstellen Sie einfach eine neue MitarbeiterIn namens Gast mit der Berechtigung Ansicht. Dann können sich die Besucher alle Daten anschauen, aber nichts verändern.

Flexible Import-Möglichkeiten
Bilder können als gesamter Ordner oder einzeln importiert werden. Das nachträgliche Hinzufügen von Bildern ist ohne weiteres möglich. Die Bildverknüpfungen sind so stabil, dass Sie den museumPro-Ordner (incl. Bilder) auf CD-ROM brennen und auf einen anderen Computer übertragen können, zB für eine Ausstellung.

Auf solider Basis programmiert
FileMaker_Inc
museumPro ist programmiert auf Basis von “FilemakerPro 16”, einem Datenbanksystem für Windows und Mac, das immer wieder die höchsten Auszeichnungen der Computerbranche erhält. museumPro ist in der Einzelplatz-Version ein sogenanntes “Runtime”-Programm, d.h. Sie brauchen FilemakerPro nicht zu kaufen – museumPRO ist ein selbständiges Programm, das keine weiteren Komponenten benötigt.

Gehen Sie am besten in den Download-Bereich und laden Sie sich die aktuelle Demo-Version von museumPro herunter. Sie können gratis sämtliche Funktionen testen – die einzige Einschränkung besteht darin, dass Sie in der Demo-Version nur 35 Datensätze pro Inventar-Modul erstellen können.

Die Funktionen im Überblick

Modularer Aufbau

• museumPro besteht aus den vier Modulen FOTOS, KUNST, OBJEKTE und BIBLIOGRAPHIEdie grundsätzlich identisch aufgebaut, im Detail aber auf das jeweilige Arbeitsgebiet zugeschnitten sind.
• Konkret unterscheiden sich die Module durch unterschiedliche Felder – zum Beispiel finden Sie die Felder ISBN, Verlag, AutorInnen nur im Bibliographie-Bereich.
• Im Modul KUNST hingegen gibt es erweiterte Fachangaben zu Ihren Objekten:  nicht nur Breite und Höhe, sondern auch Länge/Tiefe, Gewicht, Durchmesser, PP, Druckplatten- und Rahmengrösse.

Bilder und Teilstücke

• Pro Inventar-Datensatz können bis zu fünf Bilder eingegeben werden.
• Bilder können per Mausklick eingelesen werden, ab externem Datenträger oder von der Kamera direkt in die Datenbank. Ganze Bilder-Ordner können gleichzeitig eingelesen werden.
• Zu jedem Inventar-Datensatz in KUNST, OBJEKTE und BIBLIO können Sie beliebig viele Teilstücke erfassen, jedes davon kann wiederum ein Bild enthalten.

Dokumente

• In jedem Inventar-Datensatz können Sie bis zu drei Dokumente hinterlegen, zum Beispiel PDFs oder Scans von originalen Textdokumenten.
• Auch Videos oder Audio-Aufnahmen können in museumPro abgelegt werden.

Freie Felder

• In jedem der drei Module gibt es jeweils drei Text- und vier Zahlenfelder mit frei wählbarer Feldbezeichnung. Die Bezeichnung der freien Felder nehmen Sie im Admin-Bereich vor. So können Sie sich museumPro auf Ihre speziellen Bedürfnisse anpassen.

Eingangsbuch

• Im Museumsbereich gilt es als gute Praxis, die Eingänge ins Museum als ersten Schritt der Inventarisierung im Eingangsbuch festzuhalten.
• Jeder Eingangsbuch-Eintrag kann mit beliebig vielen Inventar-Datensätzen verknüpft werden.
• Die Zuordnungen zwischen Eingangsbuch und Inventar können auch nachträglich erstellt oder verändert werden.
• Wenn gewünscht können Sie auch auf das Eingangsbuch verzichten und direkt nur Ihre Inventar-Datensätze eingeben.

Sammlungen, Codes und Kategorien

• Mit dem Feld Sammlungen unterscheiden Sie verschiedene Sammlungsbereiche innerhalb desselben Moduls. Zum Beispiel haben Sie im KUNST-Bereich eine “Sammlung Fritz Müller”, eine “Sammlung Heidi Ackermann” und eine “Sammlung Georgette May”.
• Einmal eingegebene Sammlungsnamen werden Ihnen als anklickbarer Vorschlag angeboten.
Codes ermöglichen Ihnen die Unterscheidung nach Code-Kriterien, die Sie im Admin-Bereich zuvor eingegeben haben. Auch Ihre Codes werden Ihnen als anklickbarer Vorschlag angeboten. Details zum Code-System finden Sie im Blog-Beitrag.
• Zusätzlich gibt es das Feld Kategorien, das Ihnen das Suchen und Gruppieren erleichtert und Ihnen ermöglicht, Sammlungsschwerpunkte zu setzen.

Server-Version

• In der Server-Version macht der online-Zugang übers Internet Ihre museumPro-Datenbank von überall her zugänglich.
Mehrere MitarbeiterInnen können gleichzeitig an der Inventarisierung arbeiten.
• Ihre auf unserem Webserver gehostete Datenbank wird mehrmals täglich automatisch gesichert.

Das Wichtigste in Kürze

museumPro funktioniert als eigenständiges Programm. In der Einzelplatzversion müssen keinerlei zusätzlichen Programme gekauft werden.

• Geeignet für Windows und Mac OSX, programmiert auf Basis des mehrfach preisgekrönten Datenbank-Programms «FileMakerPro».

• Eingabefelder nach Vorgaben des Verbands der Museen der Schweiz VMS «Minimaldaten für die Inventarisierung». Das Felder-Angebot in museumPro geht jedoch weit über die VSM-Minimaldaten hinaus.

• Bereits vorhandene Daten (z.B. aus Access oder Excel) können durch uns für Sie importiert werden.

Thesaurus nach Trachslers «Systematik kulturhistorischer Sachgüter», mit vier Hierarchie- Stufen. Den Thesaurus können Sie gemäss Ihren Bedürfnissen selber anpassen.

• Der integrierte Passwortschutz erlaubt drei verschiedene Berechtigungsstufen: Ansicht, Inventar und Administrator.

• Durch den «Ansicht»-Zugang und die leichte Transportierbarkeit, zum Beispiel auf CD-ROM, kann museumPro problemlos in Ausstellungen integriert werden.

• Das eigene Museums-Logo kann ganz einfach selber eingepasst werden.

• Flexible Lizenzierung: jedes Modul kann einzeln als Light-Version (bis zu 500 Datensätze pro Inventar-Modul) oder als Vollversion gekauft werden.

• Die neuen Serverversionen erlauben mehreren MitarbeiterInnen gleichzeitig den Zugang und die Inventarisierung in museumPro. Mit der WebDirect-Option sogar über jeden Browser. Ihre Daten werden in den Serverversionen mehrmals täglich automatisch gesichert.

Kontakt per Email

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