museumPro, seit 2003 im Einsatz, ist ursprünglich in enger Zusammenarbeit mit den Museen Muttenz und und den Museen Maur entstanden. Die meisten neuen Funktionen, die der Datenbank in den letzten Jahren hinzugefügt worden sind, stammen aus Anwender-Wünschen, auch von privaten Sammlern. Dadurch hat museumPro einen sehr starken Praxisbezug. 

Die Navigation in museumPro

museumPro besteht aus den vier Modulen FOTOS, KUNST, OBJEKTE und BIBLIOGRAPHIE, die grundsätzlich identisch aufgebaut sind, sich aber durch spezifische Felder unterscheiden. Wenn Sie mit einem Modul klarkommen, kommen Sie mit allen Modulen klar. Sie erwerben nur die Module, die Sie tatsächlich brauchen. 

Die meiste Arbeitszeit verbringen Sie im Inventarbereich des jeweiligen Moduls. Sie erreichen diesen Bereich durch Klicken auf den entsprechenden Modul-Button. Das aktuell aktive Modul ist rot markiert.

Innerhalb des Inventarbereichs navigieren Sie mit den Reitern zu verschiedenen Layouts Ihrer Daten – Sie haben verschiedene “Fenster”, durch die Sie auf denselben Datenbestand blicken. Der jeweils aktive Reiter ist ebenfalls rot markiert.

Innerhalb eines Moduls gibt es verschiedene Unterbereiche, bei KUNST zum Beispiel “Eingangsbuch”, “Teilstücke” und “Ausstellungen”. Der jeweils aktive Unterbereich ist ebenfalls rot markiert, so wie das dazugehörige Modul. So wissen Sie jeweils auf den ersten Blick, wo Sie sich gerade befinden.

Alles unter Kontrolle mit drei Berechtigungsstufen
museumPro weist drei verschiedene Berechtigungsstufen auf, die vom Administrator an die Mitarbeiter vergeben werden können.
– Mit der Berechtigung Ansicht sind die Inventar-Datensätze sichtbar, aber können nicht verändert werden.
– Mit der Berechtigung Inventar kann alles editiert werden ausser dem Administrationsbereich.
– Die Berechtigung Admin erlaubt zusätzlich das Anlegen von Mitarbeitern und ihren jeweiligen Berechtigungen, das Hinterlegen von anklickbaren Wertelisten, die Benennung der freien Felder, das Editieren des Thesaurus und den Export und Import von Daten.
– Wenn Sie museumPro in Ausstellungen nutzen wollen, erstellen Sie einfach eine neue MitarbeiterIn, zB mit dem Namen Gast und mit der Berechtigung Ansicht. Dann können sich die Besucher alle Daten anschauen, aber nichts verändern.

Flexible Import-Möglichkeiten
Bilder können als gesamter Ordner oder einzeln importiert werden. Das nachträgliche Hinzufügen oder Ersetzen von Bildern ist ohne weiteres möglich.
Auf Wunsch können wir für Sie vorhandene Daten, zum Beispiel aus Access oder Excel importieren und zuordnen.

Auf solider Basis programmiert
museumPro ist programmiert auf Basis von “FilemakerPro”, einem Datenbanksystem für Windows und Mac, das immer wieder die höchsten Auszeichnungen der Computerbranche erhält. In der Online-Version ist eine Lizenz für FilemakerPro im Hostingpreis inbegriffen (siehe Preisliste), in der Einzelplatzversion ist die  Lizenz von FilemakerPro im einmaligen Lizenzpreis von museumPro inbegriffen.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Modularer Aufbau

• museumPro besteht aus den vier Modulen FOTOS, KUNST, OBJEKTE und BIBLIOGRAPHIE, die grundsätzlich identisch aufgebaut, im Detail aber auf das jeweilige Arbeitsgebiet zugeschnitten sind.
• Konkret unterscheiden sich die Module durch unterschiedliche Felder – zum Beispiel finden Sie die Felder ISBN, Verlag, AutorInnen nur im Bibliographie-Bereich.
• Im Modul KUNST hingegen gibt es erweiterte Fachangaben zu Ihren Objekten:  nicht nur Breite und Höhe, sondern auch Länge/Tiefe, Gewicht, Durchmesser, PP, Druckplatten- und Rahmengrösse.

Bilder und Teilstücke

• Pro Inventar-Datensatz können bis zu fünf Bilder eingegeben werden.
• Bilder können per Mausklick eingelesen werden, ab externem Datenträger oder von der Kamera direkt in die Datenbank. Ganze Bilder-Ordner können im Eingangsbuch gleichzeitig eingelesen werden.
• Zu jedem Inventar-Datensatz in KUNST, OBJEKTE und BIBLIO können Sie beliebig viele Teilstücke erfassen, jedes davon kann wiederum ein Bild enthalten.

Dokumente

• In jedem Inventar-Datensatz können Sie bis zu drei Dokumente hinterlegen, zum Beispiel PDFs oder Scans von originalen Textdokumenten.
• Auch Videos oder Audio-Aufnahmen können in museumPro abgelegt werden.

Freie Felder

• In jedem der drei Module gibt es jeweils fünf Text-, vier Zahlenfelder und zwei Datumsfelder sowie zwei Kategorienfelder mit frei wählbarer Feldbezeichnung. Die Bezeichnung der freien Felder nehmen Sie im Admin-Bereich vor. So können Sie museumPro auf Ihre speziellen Bedürfnisse anpassen.

Eingangsbuch

• Im Museumsbereich gilt es als gute Praxis, die Eingänge ins Museum als ersten Schritt der Inventarisierung im Eingangsbuch festzuhalten.
• Jeder Eingangsbuch-Eintrag kann mit beliebig vielen Inventar-Datensätzen verknüpft werden.
• Die Zuordnungen zwischen Eingangsbuch und Inventar können auch nachträglich erstellt oder verändert werden.
• Wenn gewünscht können Sie auch auf das Eingangsbuch verzichten und direkt nur Ihre Inventar-Datensätze eingeben.

Sammlungen, Sammlungsbereiche, Kennung und Kategorien

• Mit dem Feld Sammlungen unterscheiden Sie verschiedene Sammlungsbereiche innerhalb desselben Moduls. Zum Beispiel haben Sie im KUNST-Bereich eine “Sammlung Fritz Müller”, eine “Sammlung Heidi Amann” und eine “Sammlung Georgette May”.
• Die Sammlungsnamen werden von Ihnen im Adminbereich definiert und im Inventarbereich als anklickbarer Vorschlag angeboten. Für jede Sammlung legen Sie ein Kürzel fest.
• Sammlungsbereiche ermöglichen Ihnen eine weitere Unterilung der Sammlungen. Auch hier definieren Sie im Admin-Bereich die Bereichsnamen die als anklickbare Vorschläge angeboten werden. Für jeden Bereich legen Sie ein Kürzel fest. Weitere Details zum Bereichs-System finden Sie hier im Blog-Beitrag.
• Aus dem Sammlungskürzel, dem Bereichskürzel und der Inventarnummer wird automatisch die Kennung des jeweiligen Datensatzes generiert.
Beispiel: Die Sammlung heisst “Heidi Amann” und ihr Kürzel ist “Amann”, der Bereich heisst “Lithographie” und das Kürzel ist “Litho”, die Inventarnummer ist 324. Die Kennung heisst dann “Amann-Litho-00324“.
• Zusätzlich gibt es zwei frei benennbare Kategorien-Felder, die Ihnen das Suchen und Gruppieren erleichtern und Ihnen ermöglichen, Sammlungsschwerpunkte zu setzen.

Online-Version

• In der Online-Version macht der Zugang übers Internet Ihre museumPro-Datenbank von überall her zugänglich.
• Mehrere MitarbeiterInnen können gleichzeitig an der Inventarisierung arbeiten.
• Ihre auf unserem Webserver gehostete Datenbank wird mehrmals täglich automatisch gesichert.